Menu
Beschouw ISO 9001:2015 niet als doel, maar als tool
23 Februari 2016

Beschouw ISO 9001:2015 niet als doel, maar als tool

Nu vele ondernemingen volop bezig zijn met de transitie naar ISO 9001:2015, neemt Jean-Charles de Viron, senior consultant bij Allanta, alle wijzigingen t.o.v. de vorige normversie nog even grondig onder de loep. Hij is ervan overtuigd dat niet de theoreticus, maar het gezonde verstand een toonaangevende rol speelt in de toekomstige implementaties.

Of de wijzigingen in de ISO 9001:2015 norm t.o.v. ISO 9001:2008 norm al dan niet ingrijpend zijn, hangt af van de impact op de bestaande systemen bij elke individuele onderneming. Als de organisatie een effectief managementsysteem heeft om de prestaties op het gebied van kwaliteit continu te beheersen en te verbeteren, dan bevat ISO 9001:2015 weinig verrassende zaken. Omdat de norm is ontwikkeld door ervaren gebruikers, zal vrijwel ieder zich in de eisen kunnen vinden en zullen extremiteiten nooit de eindstreep halen.

"Er zijn zonder meer significante wijzingen voor gecertificeerde bedrijven, die gewend zijn aan een bepaalde manier van werken. Hier zal een en ander moeten kantelen. Dat is echter méér een kans dan 'n bedreiging," verzekert hij. "Als je de kansen (nog) niet ontwaart, dan heb je de opportuniteit niet begrepen. In mijn optiek hebben volwassen organisaties sowieso al de geest en de structuur van de nieuwe norm geïmplementeerd. ISO 2015 doet eigenlijk niet meer of minder dan de norm 'de-dramatiseren…"

Volgens de Viron zijn bijna alle eisen in de nieuwe normering met logisch nadenken zelf in te vullen. "Het gezonde verstand is een belangrijke raadgever. Loop je tegen een normeis aan waarbij je je afvraagt wat het doel of de intentie is, dan is de kans groot dat je het te moeilijk maakt.

'Dat moet van de ISO', is een uitspraak die niet van toepassing is. Beschouw het systeem als tool en niet als doel. Certificering mag nooit een doel op zich zijn, dan maak je het programma leeg. Kijk naar de geest van de norm en ga vanuit dat standpunt handelen én auditen. Doe je dat niet, dan is het snel gedaan ermee…"

Risicogericht  denken

Ondanks het feit, dat doel en omvang van ISO 9001 nog steeds hetzelfde zijn, is er toch een aantal verschuivingen waar te nemen. "Risicogericht  denken wordt de basis voor het managementsysteem", legt de Viron uit. "Nieuw voor ISO, maar bepaald niet nieuw voor de ondernemer. Die is het immers gewend om risicoanalyses toe te passen, daar heeft hij geen norm voor nodig.

ISO 2015 dwingt om alle belangrijke zaken - dus zeker de risico's - te documenteren. Het grote verschil zit in de ruimere vormvrijheid. Je kunt kiezen voor een vaste vorm, maar dat is niet nodig. Als je maar voldoende aantoont dat je bepaalde processen volgt, dan zit je op de goede weg. Je hoeft niet alles tot in de finesses te beschrijven. Je moet je zaken regelen of zorgen dat ze geregeld zijn. Als een en ander eenmaal geborgd is, hoef je het 'hoe' niet opnieuw te bewijzen. Dankzij deze opzet is 2015 minder bureaucratisch. Er is meer vrijheid, meer ruimte, de aanpak is veel praktischer.

"De documentatie is sterker gericht op de output dan op het proces", vindt Jean-Charles. "Als voorbeeld: welke artikelen, informatie en specificaties gaan het productieproces in? En komen er dan ook goede producten uit? Welke informatie gaat het offerteproces in en komt er een goede, foutloze offerte uit? Het telkens goed beoordelen van de ingang en de uitgang van een proces krijgt meer nadruk. Natuurlijk is dat feitelijk wat procesmanagement is en dit was ook al het centrale onderwerp in de vorige versie. Echter, nu zal er gerichter op getoetst worden."

"Wat je zeker dient vast te leggen, zijn je stakeholders, je wettelijke verplichtingen en de manier waarop je risico's aanpakt", vervolgt Jean-Charles. "Persoonlijk zou ik bovendien de leermomenten, de know-how van een organisatie documenteren, met name als de doorgifte ervan veel meerwaarde biedt of als het om zaken of processen gaat die slechts zelden uitgevoerd worden. Bijvoorbeeld het incidenteel instellen van complexe machines."

Bredere kijk

"ISO 2015 verschaft een bredere kijk op risicomanagement", meent de Viron. "Bedrijven kunnen gemakkelijker inspelen op kansen omdat de bedrijfscontext en de behoeften van stakeholders in kaart zijn gebracht. Dit biedt betere mogelijkheden om het kwaliteitsmanagementsysteem te verbeteren en de beoogde resultaten te behalen."

"Bedrijven die hun context niet vastleggen, gaan snel ten onder. Ze hebben namelijk geen zicht op projecten en geen zicht op de toekomst. Ze worden binnen de kortste keren uit de markt geduwd", waarschuwt Jean-Charles. "De oude norm was voor de leiding niet echt motiverend om de link tussen de werkelijk bedrijfsvoering en de normeisen te leggen. Misschien was men wel bezig met een aanzet tot risicomanagement, maar de oude norm bleek daarvoor niet geschikt. Dat gaf dus geen stimulans… ISO 9001:2015 is wél gericht op het bedrijfsvoeringsysteem. Het geeft bestuurders de kans om - wéér op grond van gezond verstand - documentaties te maken die passen bij de bedrijfsbehoeften."

Volgens de Viron is ISO9001:2015 een handig instrument geworden. Het systeem is opgesteld door ervaren mensen die de klant én de stakeholders centraal stellen. De implementatie stuurt langs logische denklijnen en een lijst van thema's. "Bedrijven kunnen op de praktische invulling aanhaken en zich afvragen hoe de norm kan helpen om aan de eisen te voldoen. Het gaat er niet om hoe ik mijn bedrijf moet veranderen om aan de norm te voldoen, maar om de vraag hoe de norm mij kan helpen!"

"De risicoanalyse is de kern, alle bedrijfsaspecten moeten erin meegenomen worden," benadrukt de Viron. "Let wel: de analyse moet echt gebruikt worden. Niet eenmalig opgesteld en vervolgens de obligate bureaulade in! In die optiek wordt ook het auditen anders, het wordt meer een coachende audit. De technische normen en die van het managementsysteem drijven uit elkaar en consultants kunnen daarom niet met standaardprotocollen komen. Elk systeem moet passen bij elk individueel bedrijf. Anders gaat het niet werken…"

Leiderschap

De focus op directieverantwoordelijkheid ligt scherp. De opstellers doen er alles aan om te voorkomen dat ISO 2015 een papieren tijger wordt.

"Niet even wat documentjes produceren en een certificaat scoren. Nee, je moet aantonen dat de directie/het management het stuur vast in handen heeft: hoe manifesteert zich dat en wat zijn de effecten", aldus Jean-Charles. "Dit schrikt veel managementteams af, ofschoon dat absoluut niet nodig is. Als het goed is, stuurt de top toch dagelijks. Ook zonder norm worden toch geen lukrake richtingen gekozen? Waar het om gaat is, of het besturen effectief gebeurt. Kortom, ISO 2015 vergt niets extra’s, het checkt of verbeteringen mogelijk zijn. That's it."

Kwaliteit dient op één lijn te liggen met strategie en doelstellingen. Met ISO 2015 bestaat geen apart opererend kwaliteitssysteem meer, het integreert volledig. De top is direct aanspreekbaar en dat creëert een sterkere focus op het aanjagen van verbeteringen en de bijbehorende planning om doelstellingen te behalen.

De Viron: "Voor mij is het cruciaal om met het topmanagement te praten over de toekomstverwachtingen van de onderneming. De implementatie en de documentatie moeten tegemoetkomen aan de behoeften die daaruit ontstaan. Een juristencollectief zal bijvoorbeeld een geheel andere documentatie hanteren dan een ingenieursbureau. Daar moet je rekening mee houden en ruimte voor bieden.

Bovendien hanteert de nieuwe generatie andere methodes. Jonge mensen zullen lange lappen tekst niet meer lezen. De uitwerking van de implementatie zal er anders uit moeten zien. Het wordt meer een checklist, ondersteund met foto’s of filmpjes. Ook daarin voorziet ISO 2015."

Analyse in 3 stappen

Na het topmanagement gaat Jean-Charles met alle medewerkers aan de slag om de strategie te vertalen naar de processen. Hij begint altijd met een risicoanalyse in 3 stappen: wat kan hier misgaan op het gebied van naakt risico (risico zonder bescherming), het huidig risico en het toekomstig risico? "Na de inventarisatie is het zaak de effectiviteit van de maatregelen te verifiëren: de audits, de controle-indicatoren en de mogelijke verbeteringen", verduidelijkt de Viron. "En vervolgens wil men eventuele nieuwe risico's identificeren, nieuwe verwachtingen van belanghebbenden toetsen, enzovoort, enzovoort. Het systeem dwingt zo tot een continue cirkelbeweging."

De Viron is vooral gericht op de geest en niet op de letter van de norm. "Helikopterview is cruciaal", legt hij uit. "Veel consultants vragen niet naar de strategie van een organisatie, ze duiken het liefst meteen met de neus in de structuur. Als de top echter niet mag uitleggen wat nodig is, dan kun je het systeem niet aanpassen aan de organisatie. Dat is meteen het eind van het project. Kortom: de consultant moet weten wat de behoeftes van een organisatie zijn."

Wat levert het op?

De structuur en indeling van de nieuwe ISO-managementsysteemnormen veranderen en de basiseisen worden anders geformuleerd. Dat is even wennen.

Volgens Jean-Charles de Viron zijn de voordelen echter groot. "ISO9001:2015 sluit dichter aan op het praktische ondernemen. Gezond verstand, logisch redeneren en het monitoren van de strategie en 'governance' zitten in het systeem opgesloten. Hierdoor is een goede inbedding in de ‘normale’ bedrijfsvoering mogelijk. Risicomanagement, compliance management en procesbeheersing zijn in de norm verankerd, de contextanalyse zorgt voor externe gerichtheid en het leiderschap neemt een veel prominentere plek in.

Bovendien wordt het samenvloeien van verschillende managementsystemen binnen de organisatie veel eenvoudiger; de opzet en basis is immers gelijk. Zo bespaart de onderneming tijd & kosten en leveren de managementsystemen concrete toegevoegde waarde. Ook zal de certificatie straks doelmatiger en doelgerichter zijn.

Kortom:  ISO9001:2015 kan werkelijk bijdragen aan de uitdagingen waarmee organisaties in de nabije en verdere toekomst te maken zullen hebben."



VERWANTE BERICHTEN